REGIMENTO DO SETOR DE ARQUIVO DO INSTITUTO EVANDRO CHAGAS

Portaria IEC nº 42/2018 publicado no BS/MS de 19/03/2018 p. 46.

Boletim do Ministério da Saúde de 19/03/2018

CAPÍTULO I

DA DENOMINAÇÃO E REGULAMENTO 

Art. 1º. – Sob a denominação de Setor de Arquivo – SEARQ fica constituído o Sistema de Arquivo do Instituto Evandro Chagas, que se regerá pela presente Regimento e pelo Regimento Interno do IEC.

CAPÍTULO II

                     DA ESTRUTURA E COMPETÊNCIAS DO SETOR DE ARQUIVO 

Art. 2º – O Setor de Arquivo – SEARQ, vinculado ao Serviço de Administração – SEADM do Instituto Evandro Chagas – IEC, é responsável por promover a gestão, a preservação e o acesso a informações arquivísticas no âmbito do Instituto Evandro Chagas visando à implantação da política institucional voltada às técnicas arquivísticas e a preservação do patrimônio informacional.

1. O SEARQ constitui-se como serviço de apoio à administração, à memória institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses do Instituto Evandro Chagas.
2. O SEARQ constitui-se como membro integrante do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, de acordo com o que preconiza item II, Art. 12, do Decreto nº 1.173 de 29-06-94, e do Art. 17, da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

Art. 3º –  Ao Setor de Arquivo compete:

1. planejar, coordenar e controlar os projetos e atividades dos Serviços de Protocolo e Arquivo no IEC;
2. desenvolver a política de gestão de documentos e informações do IEC, visando o controle, disseminação, o acesso aos documentos arquivísticos e a preservação da memória institucional;

• elaborar e adotar normas, instrumentos, diretrizes e procedimentos arquivísticos em consonância com a legislação vigente;

1. propor, apoiar, participar da celebração de convênios e coordenar e as ações provenientes da área de Arquivo;
2. elaborar pareceres técnicos e trabalhos relativos à área da arquivística;
3. promover a implantação da política de acesso aos documentos em consonância com as unidades organizacionais e recursos da tecnologia da informação disponibilizados pelo Instituto;

• coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do IEC;
• encaminhar as recomendações e decisões da CPAD, estabelecendo diretrizes para avaliação e destinação por meio da eliminação, transferência e/ou recolhimento de documentos;

1. capacitar servidores para o desenvolvimento das atividades de gestão de documentos em consonância com as normas institucionais e do Ministério da Saúde.
2. elaborar produtos que viabilizem a publicação do acervo arquivístico de acordos com as normas nacionais e internacionais de descrição arquivística;
3. participar de eventos culturais, pesquisas e programas de interesse para a instituição no âmbito da competência do Arquivo;

• propor a criação, gerenciar e alimentar bases de dados arquivísticas;
• criar mecanismos de captação de recursos financeiros para financiamento de projetos.

Art. 4º – O setor de Arquivo tem como estrutura básica de serviços:

1. Coordenação
2. Protocolo
3. Gerência de Gestão de Documentos
4. Arquivo Central
5. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD

Art. 5º – A Coordenação Geral do Arquivo, compete:

Parágrafo único. O Arquivo Central ficará sob responsabilidade de um coordenador, designado pela chefia do SEADM, responsável pela supervisão de todas as atividades do Setor de Arquivo.

Art. 6º – Ao Protocolo, compete:

1. receber, analisar, registrar, autuar, controlar, classificar e tramitar os documentos oficiais encaminhados ao Instituto;
2. expedir e receber documentos e correspondências interna e externa de acordo com regras e diretrizes institucionais; e

• atender ao público interno e externo nas solicitações de pesquisa de documentos.

Art. 7º –  A Gerência de Gestão de Documentos, compete:

1. propor atualização dos instrumentos de gestão (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental) relativa à atividade meio e fim do IEC;
2. receber, selecionar, analisar, classificar, cadastrar, migrar (quando aplicável), tramitar e arquivar os documentos recebidos;

• aplicar os instrumentos de classificação, temporalidade e destinação de documentos arquivísticos no âmbito do IEC;

1. realizar treinamentos em gestão de documentos e arquivos;
2. orientar e acompanhar as atividades que envolvem o Protocolo e Arquivos Setoriais em articulação com as unidades competentes visando a padronização do material para acondicionamento e arquivamento dos acervos institucionais;
3. acompanhar as rotinas de transferência e recolhimento de acervos ao Arquivo Central;

• propor e alimentar sistemas e/ou bases de dados;
• acompanhar a execução do tratamento técnico do acervo legado.

Art. 8º –  Ao Arquivo Central, compete:

I- preservar o acervo arquivístico para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa histórica e científica;

II- receber, conferir e arquivar os acervos transferidos/recolhidos ao Arquivo Central;

III- receber, classificar/avaliar, identificar, arranjar, descrever e executar demais tarefas necessárias à manutenção dos fundos arquivísticos transferidos/recolhidos e/ou doados ao IEC e custodiados pelo Arquivo Central;

IV- estabelecer e gestar o sistema de arranjo dos acervos institucionais;

V- formular instrumentos técnicos e de pesquisa característicos dos Arquivos, visando à disseminação dos acervos e das coleções especiais, por meio de publicações convencionais e/ou virtuais e segundo as normas de descrição nacionais e internacionais;

VI- divulgar o acervo histórico institucional;

VIII- acompanhar o processo de eliminação dos documentos destituídos de valor após a avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e a aprovação da autoridade competente, armazenados no Arquivo Central;

IX- atender às solicitações de empréstimo e consultas de documentos sob sua guarda, por meio de manutenção e disponibilização dos arquivos, respeitados os níveis de acesso;

X- elaborar projetos, orientar e executar serviços de conservação preventiva dos acervos sob sua guarda;

XI – executar as atividades de análise e preparo técnico de documentos para fins de mudança de suporte nas unidades do IEC em consonância com diretrizes do MS;

XII – controlar a logística e instalações do Arquivo Central, incluindo controles de acesso físico, topográficos, remessa e destinação para eliminação.

XIII – executar as atividades de digitalização de documentos, tratamento de imagens, controle de qualidade e indexação de imagens;

Art. 9º – . A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, compete:

I – orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no IEC, decorrentes de suas funções e atividades;

1. elaborar e enviar proposta ao Arquivo Nacional, para adaptações e atualizações do Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades–meio, aprovado pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e fim;

III – formalizar o processo de eliminação de documentos mediante a emissão do Termo de Eliminação de Documentos, o qual será autenticado pela Comissão.

IV – propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;

V – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá ser constituída por uma equipe multiprofissional da instituição detentora do acervo, com membros efetivos e eventuais, e deverão integrá-la:

1. a) representantes do Corpo Clínico, da Equipe de Saúde;

1. b) arquivista ou responsável pela guarda da documentação;

1. c) servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

1. d) representante da Comissão de Revisão de Prontuários;

e ) representante da área jurídica da instituição;

Parágrafo único. A Comissão poderá solicitar, sempre que necessário, a participação de profissionais ligados aos diversos campos do conhecimento que possam contribuir com os trabalhos de avaliação dos documentos, tais como médicos, historiadores, sociólogos e outros. 

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E TRANSITÓRIAS 

Art. 10 – Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação da presente regimento serão resolvidas pela Coordenação Geral de Arquivo em conjunto com a chefia do SEADM.

Art. 11 Este regimento entra em vigor na data de sua publicação.