Gestão de Documentos

O Art. 3º da Lei nº 8.159/91 considera gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os instrumentos essenciais à gestão de documentos estão regulamentados pela Resolução nº 14/1996 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sendo esses o Plano de Classificação das Atividades Meio – Resolução nº 14 do CONARQ

Os instrumentos relativos às atividades-fim estão em fase de desenvolvimento em consonância com as determinações do Arquivo Nacional e Ministérios da Saúde. Entendem-se como atividades fins aquelas funções que respondem os objetivos principais da existência do órgão (no caso do IEC as atividades fins são a pesquisa, ensino e assistência a saúde – diagnóstico).

No Instituto Evandro Chagas as rotinas da gestão documental englobam serviços de Assistência Técnica e Treinamentos e visam orientar os usuários nas tarefas de registro, classificação, tramitação, ordenação, arquivamento e transferência de acervos documentais do IEC visando sua destinação para descarte ou recolhimento para guarda permanente.

Para que esse processo seja eficaz é essencial o envolvimento dos usuários na compreensão dos normativos internos que fixam os limites de responsabilidade no desempenho dessas atividades, cabendo às unidades organizacionais:

  • Designar um responsável para rotina de gestão de documentos no âmbito da unidade, a fim de executar as atividades recomendadas pela política de gestão da documental do IEC;
  • Executar as atividades de gestão documental com o apoio do Sistema Eletrônico de Documentos – SEI no IEC zelando para que as informações registradas nos sistemas estejam íntegras e atualizadas;
  • Racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados nas unidades aos quais estão subordinados;
  • Classificar os documentos segundo o Código de Classificação de Documentos da área meio, aprovada pelo CONARQ;
  • Participar do processo de avaliação de documentos relativos às atividades – meio e fim, procedendo a rotinas de destinação para fins de descartes e/ou transferência ao Arquivo Central de acordo com a Tabela de Temporalidade;
  • Elaborar o TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE ACERVO para envio de documentos ao Arquivo Central;
  • Zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia.